terça-feira, 7 de maio de 2013
Como
observar a administradora
Responsabilidade pelos atos da administradora
O síndico responde civil e criminalmente por todos os atos realizados em
sua gestão até 5 anos depois do final da mesma. Isso inclui os atos realizados
pela administradora, que ocupa um cargo de confiança do síndico, segundo a Lei
dos Condomínios:
Artigo 22, Parágrafo 2°: As funções administrativas podem ser delegadas
a pessoas de confiança do síndico, e sob a sua inteira responsabilidade,
mediante aprovação da assembleia geral dos condôminos. O Conselho Consultivo
pode ajudar o síndico na tarefa de verificar a regularidade dos serviços
prestados pela administradora, mas não compartilha da responsabilidade legal
pelos atos da mesma.
Modalidades mais comuns de irregularidades e fraudes
A administradora desonesta pode:
·
Pedir para o fornecedor de produto ou serviço fazer uma nota fiscal com
valor superior ao real, e ficar com a diferença.
·
Tirar dinheiro secretamente do fundo de reserva, que é usado só em caso
de emergência. Se não há conferência do saldo e da movimentação do fundo, não
se percebe esta irregularidade.
·
Não especificar as contas a pagar, e desviar dinheiro do condomínio.
·
Em casos mais graves, deixar de pagar contas e o condomínio fica
inadimplente (água, luz, gás, outros fornecedores).
·
Não registrar funcionários.
Fornecedores contratados
·
Algumas administradoras têm seus "fornecedores cativos", que
lhe destinam "por baixo dos panos" uma porcentagem (de 5 a 10%,
geralmente) do valor do serviço ou produto oferecido ao condomínio.
·
Por isso, dificilmente são as empresas melhores ou que fazem o menor
preço. Para se prevenir contra esse problema, requerer sempre 3 orçamentos para
compra de produtos ou contratação de serviços.
·
É conveniente que o síndico ou o conselho confirmem diretamente com as
empresas o valor do orçamento e seus principais pontos, para evitar a
possibilidade da administradora "maquiar" os preços ou serviços
oferecidos.
·
Nas despesas maiores, sugere-se que o próprio síndico ou os conselheiros
façam diretamente cotações com fornecedores. Também se podem aceitar orçamentos
apresentados por condôminos.
·
No caso de fornecedores de produtos que necessitam de constante
renovação, como materiais de limpeza, é interessante promover um rodízio entre
as empresas de que se compra. Assim, diminui a possibilidade de
"conchavo" com a administradora e pode-se verificar a diferença de
qualidade entre os produtos e serviços oferecidos.
·
Os orçamentos de contratação de serviços e compras de produtos devem ser
aprovados em assembleia. Qualquer alteração de valores deve motivar a
convocação de nova assembleia. Exceção: serviços de emergência; despesas
correntes (material de escritório, limpeza), que muitas vezes não precisam de
aprovação.
Contribuições trabalhistas
·
Uma das fraudes mais comuns cometidas por administradoras desonestas é
não pagar as contribuições trabalhistas dos funcionários do condomínio.
·
Há casos relatados de falsificação de autenticação bancária nas guias de
recolhimento. A administradora cobrava o dinheiro do condomínio relativo à
contribuições trabalhistas, mas não as pagava, entregando cópias adulteradas
das guias.
·
Independentemente de a administradora ser a responsável pelo débito,
neste caso, os condôminos são obrigados a saldar a dívida previdenciária,
conforme determina o artigo 123 do Código Tributário Nacional. Para
ressarcimento dos valores, o condomínio deve entrar com ação na Justiça contra
a administradora.
·
Recomenda-se ao síndico ou aos conselheiros realizar pessoalmente a
emissão da CND (Certidão Negativa de Débito) do INSS (Instituto Nacional de
Seguridade Social). Isso pode ser feito via internet. O documento tem validade
de 60 dias.
·
O pagamento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) pode ser
acompanhado pelo funcionário, que deve receber periodicamente em sua residência
extratos de sua conta de contribuição, enviadas pela Caixa Econômica Federal. É
interessante verificar com os funcionários se eles realmente estão recebendo
esta correspondência.
Conta corrente do condomínio
·
É necessário fazer um acompanhamento constante da movimentação da conta
corrente: no mínimo, semanal. Se o condomínio tem "conta pool", ou
seja, o dinheiro fica numa conta comum da administradora (junto com outros
clientes), verificar minuciosamente os relatórios por ela enviados sobre a
movimentação, comparando com as despesas alegadas.
·
A "conta pool" proporciona ao condomínio economia de taxas
bancárias mas aumenta a possibilidade de fraudes, porque o condomínio não tem
os extratos fornecidos pelo banco, apenas o relatório da administradora. É
lógico que, se a conferência dos relatórios for atenciosa, fecha-se esta
brecha.
Suspeita de fraude
·
Se há suspeita de fraude da administradora ou do síndico anterior, o
melhor a fazer é ter uma postura discreta, num primeiro momento. É interessante
juntar o maior número de documentos que provem a irregularidade. Há muitos
casos de processos por calúnia e difamação motivados por acusações de fraude em
condomínios.
·
Pode-se contratar uma auditoria, em suspeita de fraude ou má
administração.
·
Embora sejam comuns os boatos e suspeitas de irregularidades, poucos
casos chegam à Justiça. Um dos motivos é a duração deste tipo de processo: pode
demorar até três anos só em primeira instância.
·
Nesse período, o réu pode desfazer-se dos bens. Assim, caso ganhe a
causa, o condomínio ainda corre o risco de ficar sem receber.
·
Se existirem provas documentais constatando crime, uma ação penal deve
ser movida com pelo menos uma das seguintes acusações: estelionato, apropriação
indébita ou falsificação ideológica.
·
Se a acusação permanecer apenas no âmbito civil, pode ocorrer condenação
patrimonial e posterior negociação entre as partes.
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